Da EA a IAF e ILAC, fino all’Infrastruttura internazionale per la Qualità. Tutto il mondo dell’accreditamento, della normazione e della valutazione della conformità sta facendo fronte all’emergenza della pandemia e si impegna per la definizione di scenari futuri secondo le migliori regole. Ne parliamo con Emanuele Riva, Vicepresidente IAF, membro dell’Executive Committee di EA, e coordinatore della IAF Task Force che sta dando risposte e disposizioni tempestive agli Enti di accreditamento e ai soggetti accreditati su ogni questione teorica o pratica sollevata dalla straordinaria situazione in atto.
Qual è stato l’impatto della pandemia sulle riunioni delle Organizzazioni internazionali dell’accreditamento? Cosa si prevede per il prossimo futuro?
Tutte le riunioni programmate nelle scorse settimane sono state cancellate. L’Assemblea Generale di EA, fissata per maggio, si terrà in remoto. Anziché per i consueti due giorni, durerà solo mezza giornata, il tempo utile per prendere le decisioni. E’ comunque necessario tenere l’assemblea online, poiché EA ha sede legale in Olanda e il diritto olandese vieta di prendere decisioni via mail. Quanto a IAF e ILAC, saltate le riunioni di aprile, è previsto il meeting annuale tra fine ottobre e inizio novembre a Montreal, ma è molto improbabile che sia confermato. Si saprà qualcosa di più preciso a fine luglio.
Cosa stanno facendo queste Organizzazioni internazionali per gestire l’emergenza?
Per quanto riguarda ILAC (International Laboratory Accreditation Cooperation) le problematiche connesse alla transizione alla nuova versione della ISO/IEC 17011:2017 sono state affrontate in maniera armonizzata con IAF emettendo il comunicato congiunto IAF-ILAC del 12/3/2020 che ha previsto, nel caso in cui non fosse possibile la verifica in campo, di svolgere un audit documentale.
Relativamente alla ISO/IEC 17025:2017, ILAC ha costantemente monitorato il processo di transizione dei laboratori di prova e taratura alla nuova norma e, sebbene abbia rilevato un andamento regolare, ha proposto di posticiparne la scadenza dal 30 novembre 2020 al 1° giugno 2021. Questo per garantire che la transizione avvenga in maniera robusta di fronte all’emergenza Coronavirus. Per confermare la nuova data, ILAC attende gli esiti del referendum a cui sono invitati a partecipare tutti gli Enti di accreditamento membri e che si chiuderà a giugno.
In generale, per lo svolgimento degli audit, ILAC ha incoraggiato gli Enti di accreditamento all’utilizzo di soluzioni alternative praticabili (es. da remoto) in maniera tale da garantire sia la sicurezza degli operatori mantenendo l’efficacia del processo di accreditamento.
Per quanto riguarda IAF (International Accreditation Forum), alcuni strumenti già esistevano, altri sono stati creati per far fronte alla situazione attuale. Quanto ai primi, IAF aveva già elaborato: da un lato, il documento IAF ID 3 “Informative Document For Management of Extraordinary Events or Circumstances Affecting ABs, CABs and Certified Organizations”, contenente disposizioni da applicare in caso di situazioni straordinarie di emergenza; dall’altro, il documento IAF MD 4 “Mandatory Document for the Use of Information and Communication Technology (ICT) for Auditing/Assessment Purposes”, in cui sono indicate le modalità per le verifiche da remoto.
La combinazione di questi documenti ha consentito di attivarsi rapidamente e di risolvere la maggior parte dei problemi che si sono presentati. Tuttavia, nell’applicazione dei principi enunciati ai casi reali, è emersa la necessità di approntare anche nuovi strumenti. In particolare è stata creata una Task Force per fornire risposte su aspetti specifici.
Come è composta e cosa fa esattamente la Task Force, di cui lei è il coordinatore?
La Task Force è composta dai Chair di tutti i comitati permanenti di IAF. Questo gruppo di persone si consulta sulle questioni che vengono sottoposte a IAF e di solito nell’arco di 48 ore fornisce risposte che vengono pubblicate sul sito di IAF, nella sezione “IAF FAQ Covid-19 outbreak”.
Al momento sono circa una ventina le domande pervenute, altrettante le disposizioni date. La cosa assolutamente rivoluzionaria è che un gruppo di poche persone sta decidendo su tutto, anche modificando le norme, in uno stato di emergenza. Le decisioni hanno valore di agreement e formalmente non sono risoluzioni dell’assemblea IAF, quindi, da un punto di vista legale probabilmente non sono vincolanti. Però di fatto, in questo momento, tutti si stanno attenendo alle disposizioni della Task Force.
Chi si rivolge alla Task Force e per quali questioni?
A scrivere sono sia gli Enti di accreditamento che gli organismi di certificazione, sia per problematiche concrete che per aspetti più generali. Un esempio tipico è quello dell’entrata in vigore di un documento. La domanda nello specifico è se la data di entrata in vigore prevista resti quella fissata o slitti. O ancora: in caso di certificato in scadenza, nell’impossibilità di effettuare la verifica di rinnovo, si rispetta la scadenza prevista o si posticipa la verifica di sei mesi, estendendo dello stesso periodo la validità del certificato?
IAF ha deciso di prorogare in automatico la validità di tutti i certificati, posticipando le scadenze di sei mesi. Una decisione che ha un valore legale enorme, e che chiaramente è consentita soltanto in una fase di emergenza straordinaria come quella che stiamo vivendo.
Cosa stanno facendo gli altri soggetti del mondo dell’accreditamento?
Parallelamente a IAF, molte Associazioni internazionali come IATF (International Automotive Task Force), IAQG (International Aerospace Quality Group), e GFSI (Global Food Safety Initiative) si stanno attivando per fornire indicazioni nel loro ambito specifico.
Purtroppo non sempre le decisioni prese da queste Associazioni sono allineate con quelle di IAF, il che crea delicate questioni. Un esempio concreto riguarda la decisione presa dalla IAF Task Force di prorogare di massimo sei mesi i certificati rilasciati ad aziende che, per l’emergenza Covid-19, non riuscissero a svolgere l’audit di rinnovo. Occorre ora stabilire da quando partono i tre anni di validità dei certificati prorogati, se dalla data iniziale di scadenza (coerente con il precedente ciclo di certificazione) o dalla nuova data posticipata.
IAF ha deciso che il calcolo decorre dalla data iniziale di scadenza, applicando per analogia un principio stabilito nella ISO 17021-1, § 9.6.3.2.5, che disciplina come comportarsi quando si svolgono le verifiche di rinnovo di un certificato già scaduto (si noti che in questo caso di emergenza sanitaria invece i certificati non scadono, ma vengono prorogati). Si tratta quindi di una fattispecie non prevista dalla ISO 17021-1.
Contrariamente a IAF, il mondo Automotive ha invece optato per la decorrenza dalla nuova data posticipata (quindi il nuovo ciclo dei certificati IAFT non è coerente con il precedente ciclo di certificazione, ma parte dalla data di delibera del rinnovo, che è stato prorogato di massimo sei mesi).
Questo disallineamento di massimo sei mesi nelle scadenze dei certificati rischia di creare grossi problemi in futuro, per le verifiche congiunte ISO 9001 e IATF 16949. Al momento non c’è una decisione finale. Spetta alla Task Force di IAF coordinarsi con IATF per provare a stabilire quale principio applicare in maniera uniforme.
Come sta reagendo l’Infrastruttura per la Qualità?
I rappresentanti dell’Infrastruttura internazionale per la Qualità (IQ) si sono recentemente riuniti, sempre online, per capire come affrontare la situazione. L’IQ si sta muovendo per fornire il proprio contributo su due piani: la gestione dell’emergenza e la progettazione del futuro.
Per quanto riguarda il primo aspetto, l’IQ mette a disposizione delle Istituzioni i propri strumenti e le proprie competenze, ad esempio nel campo dei Dispositivi di Protezione Individuale e in quello sanitario in generale.
Inoltre, per il post-emergenza, interverrà laddove si rendessero necessari nuovi schemi, per ripartire con nuove regole, o modificando quelle già esistenti. Per fare solo un esempio, in UNI sono in atto i lavori per l’elaborazione di una prassi di riferimento che definisca in dettaglio le modalità per la didattica a distanza nelle scuole. Sarà insomma compito anche dell’IQ definire le regole per il nuovo contesto che si va delineando, in tutti gli ambiti.
Cosa resterà di questa esperienza, una volta rientrata l’emergenza?
Sicuramente avremo un’eredità. Non tutto è negativo, una parte di questa eredità è positiva e potremo conservarla anche una volta finita la pandemia. Ad esempio l’attività di verifica da remoto sta funzionando piuttosto bene, meglio di come si potesse prevedere, e potrebbe rappresentare un’opzione e un’opportunità anche per il futuro.