Gli organismi e i laboratori che presentano domanda di accreditamento vengono accompagnati da Accredia in tutte le fasi del percorso, fino al rilascio del certificato di accreditamento.
L’Ente accerta che i richiedenti siano in possesso dei requisiti richiesti dalle norme volontarie e obbligatorie di riferimento, mediante apposite verifiche, condotte sia prima del rilascio o dell’estensione dell’accreditamento, che, successivamente, nelle fasi di sorveglianza e di rinnovo.
Il certificato di accreditamento ha una validità di quattro anni.
La domanda deve essere compilata in originale, con cura, chiarezza e completezza, in funzione della specifica attività per cui l’organismo o il laboratorio richiede l’accreditamento. Deve essere corredata della documentazione richiesta e firmata da un rappresentante dell’organismo o del laboratorio debitamente autorizzato. La domanda viene esaminata dai funzionari tecnici del dipartimento Accredia competente, per valutarne l’accettabilità sulla base dei requisiti richiesti dai regolamenti generali e dai regolamenti tecnici applicabili.
Ad esito positivo, Accredia comunica l’accettazione della domanda di accreditamento, unitamente alla proposta del preventivo tecnico economico. Le tariffe applicate dall’Ente per le attività di valutazione condotte durante il processo di accreditamento sono pubbliche e consultabili nel Tariffario Accredia.
L’analisi dei documenti presentati con la domanda di accreditamento viene condotta da un gruppo di verifica incaricato dal direttore del dipartimento di competenza. Lo scopo è valutare la conformità dell’attività dell’organismo o del laboratorio ai requisiti previsti dai documenti normativi, nonché ai requisiti contrattuali previsti da Accredia. Qualora dall’esame risultino necessarie integrazioni o adeguamenti, all’organismo o al laboratorio viene richiesto di fornire i documenti mancanti o completare le informazioni carenti.
Ad esito positivo, Accredia avvia le verifiche ispettive in sede, presso l’organismo o il laboratorio che richiede l’accreditamento, e, nei casi applicabili, programma le verifiche in accompagnamento presso le organizzazioni clienti degli organismi.
Le verifiche in sede sono condotte da un gruppo di verifica ispettiva, composto da ispettori ed esperti qualificati da Accredia e selezionati all’interno di appositi elenchi. Lo scopo delle verifiche è accertare che le modalità operative del soggetto che richiede l’accreditamento, relativamente alle attività svolte, siano conformi alle prescrizioni dei regolamenti generali, dei regolamenti tecnici applicabili, e di ogni altro documento normativo generale e settoriale, nonché ai regolamenti e alle procedure stabiliti dal richiedente, così come formalizzati nella documentazione relativa al sistema di gestione (manuale, regolamenti, procedure, istruzioni, liste di controllo, qualifiche del personale, ecc.).
Ogni verifica si conclude con un rapporto di valutazione. Se emergono semplici osservazioni, l’iter di accreditamento procede. Nel caso in cui si evidenzino lievi criticità, si effettuano ulteriori visite di valutazione. In presenza di non conformità, il processo di accreditamento può essere sospeso.
Ad esito positivo, il documento riassuntivo delle valutazioni effettuate viene sottoposto all’esame del Comitato Settoriale di Accreditamento competente.
Per l’accreditamento degli organismi di certificazione, ispezione e verifica, alla verifica ispettiva in sede seguono le visite in accompagnamento presso le organizzazioni clienti.
Con quest’ultima espressione si intendono: le aziende, pubbliche o private, intestatarie delle certificazioni di sistemi di gestione aziendale e delle certificazioni di prodotto (licenziatarie dei marchi di certificazione); le aziende che si avvalgono dei servizi di ispezione e di verifica delle dichiarazioni di emissioni, i professionisti certificati. Gli esiti delle verifiche in accompagnamento seguono la stessa procedura prevista per le verifiche in sede.
Ad esito positivo, il documento riassuntivo delle valutazioni effettuate viene sottoposto all’esame del Comitato Settoriale di Accreditamento competente.
Il Comitato Settoriale competente per l’attività per cui l’organismo o il laboratorio richiede l’accreditamento valuta la pratica e delibera. La concessione dell’accreditamento viene formalizzata mediante apposita convenzione stipulata tra Accredia e il soggetto accreditato e l’emissione del certificato a marchio Accredia.
L’accreditamento e il relativo certificato sono validi quattro anni.
Le delibere e l’iscrizione del nominativo dell’organismo o del laboratorio sono pubblicate nelle banche dati del sito web di Accredia.
Nel corso dei quattro anni di validità dell’accreditamento, Accredia svolge un’attività periodica di sorveglianza sull’attività dell’organismo o del laboratorio accreditato ai fini di verificarne il mantenimento dei requisiti di competenza, indipendenza e imparzialità e la regolare conformità alle norme e agli altri documenti applicabili.
Nel corso dei quattro anni di validità, l’organismo o il laboratorio può chiedere l’estensione dell’accreditamento a nuove attività e sedi operative. L’estensione non prolunga la validità dell’accreditamento, e non comporta la sottoscrizione di una nuova convenzione, salvo il caso di aggiunta di sedi accreditate.
Un organismo può estendere l’accreditamento a nuovi schemi di certificazione o nuovi settori, all’interno dello schema già coperto; un laboratorio di prova può ampliare la gamma delle prove accreditate; un laboratorio di taratura può coprire nuovi settori metrologici e materiali di riferimento, diversificare i campi di misura e/o ridurre le incertezze di misura.
Prima della scadenza del ciclo quadriennale di accreditamento, può essere avviata la procedura di rinnovo, secondo le stesse modalità previste per il primo accreditamento.
Per ogni tipologia di attività di valutazione della conformità per cui l’organismo o il laboratorio richiede l’accreditamento, sono disponibili le schede di dettaglio con l’indicazione dei riferimenti normativi e dei principali documenti applicabili.