Camillo Franco, Ispettore del Dipartimento Certificazione e Ispezione di ACCREDIA, presenta il nuovo standard ISO 14001.
La struttura
Il testo della norma segue il nuovo indice della HLS, articolato in 10 capitoli e comune a tutte le future norme di sistema. Sono stati introdotti capitoli sostanzialmente nuovi, come il 4 sul “contesto” ed il 5 sulla “Leadership”. Altri sono stati “ristrutturati”, come il capitolo 9 sulla valutazione delle prestazioni che comprende i requisiti sul monitoraggio, sull’audit e sul riesame della Direzione, il 10 sul “Miglioramento” all’interno del quale scompare lo strumento della “azione preventiva” ed il 7 sui processi di supporto.
Al contrario, altri capitoli riprendono a livello della HLS la precedente struttura della ISO 14001:2004, imponendola per tutti i Sistemi di Gestione, come è il caso del capitolo 6 dedicato alla pianificazione.
Prestazioni ambientali
L’introduzione e, soprattutto, il punto 4.4 relativo al “Sistema di Gestione” esplicita chiaramente come, tra i risultati o esiti del Sistema di Gestione debba essere compreso l’accrescimento delle prestazione ambientali dell’organizzazione stessa, abbandonando la parziale ambiguità della precedente revisione della norma che faceva riferimento alle prestazioni del Sistema di Gestione dell’organizzazione.
Considerazioni sulle definizioni
Nella nuova norma sono inserite nuove definizioni e modifiche a definizioni preesistenti. In altri casi, le definizioni sono confermate. Vale la pena soffermarsi su alcuni punti significativi.
E’ profondamente modificata la definizione di “parte interessata” che, nella nuova accezione, può influenzare, essere influenzata o pensare di essere influenzata da decisioni o attività dell’organizzazione (e non solo dalle prestazioni ambientali).
Sono sostanzialmente immutate e definizioni di ambiente, aspetto ambientale e impatto ambientale; si noti che l’uso italiano della parola “contesto” nella definizione di “ambiente” non ha a che fare con il “contesto dell’organizzazione”, essendo la traduzione dell’inglese surroundings, dovendo quindi essere riferita a una accezione eminentemente fisica e geografica.
La definizione di”obiettivo” ha inglobato quella di “traguardo” ed è stata articolato in “obiettivi” e “obiettivi ambientali”.
Il “rischio” è definito dapprima in modo neutro, come effetto, negativo o positivo, di una incertezza. Successivamente, è caratterizzato come una “minaccia” contrapposta alle “opportunità”. E’ in ogni caso un nuovo elemento fondamentale da utilizzare per l’impostazione di un efficace SGA.
E’ introdotta la nuova definizione di “ciclo di vista” che fa riferimento alla norma ISO 14044:2006 e che supporta i nuovi requisiti relativi alla “prospettiva di ciclo di vita”.
Si conferma la definizione di “azione correttiva”, ma scompare quella di “azione preventiva”, sostituita a tutti gli effetti dall’approccio generale della norma che, basando il SGA sull’analisi di rischi e opportunità, vede l’intero sistema come una grande azione preventiva onnicomprensiva.
Il “miglioramento continuo”, requisito fondamentale della norma, è caratterizzato come miglioramento sia del Sistema di Gestione che delle prestazioni ambientali e deve essere coerente con la politica ambientale dell’organizzazione.
Il “Contesto dell’organizzazione”
Si tratta di una novità assoluta e fondamentale, introdotta al capitolo 4 dalla HLS per tutti i Sistemi di Gestione.
L’organizzazione viene chiamata ad analizzare i “fattori” – in inglese issues – che incidono sulla sua capacità di ottenere quanto stabilito. I fattori comprendono certamente le condizioni ambientali e le loro variazioni, ma devono essere considerati anche il contesto tecnologico, finanziario, politico, sociale, ecc. Ad esempio, le decisione della Federal Reserve sul costo del danaro o le politiche UE, cinesi e/o statunitensi sul contenimento delle emissioni di gas serra, sono “fattori” di cui tenere conto in modo diverso a seconda del settore di attività, delle dimensioni, dei mercati di riferimento, ecc. di una organizzazione. Fa parte della caratterizzazione del contesto anche l’individuazione delle “parti interessate” e delle loro aspettative.
E’ opportuno sottolineare che nell’introduzione viene riproposto lo schema grafico del tradizionale Modello Plan Do Check Act, ma esso viene inserito all’interno di uno schema più ampio nel quale è evidenziata l’influenza del “contesto dell’organizzazione”, rappresentato dai “fattori interni ed esterni” e “dalle esigenze e aspettative delle parti interessate”, di cui si è chiamati a tener conto nello sviluppo del Sistema di Gestione (§4.4).
Enfasi sulla “leadership”
Dopo aver giustamente rinunciato a ricercare difficili traduzioni in italiano di termini inglesi molto efficaci e di uso consolidato, il capitolo 5 “Leadership” è stato inserito con il suo titolo originale nella versione italiana. Il ruolo trainante dell’Alta Direzione dell’organizzazione (in inglese top management) è affermato con forza ed è articolato in numerosi punti che, pur riprendendo concetti già condivisi in passato, affidano direttamente al management ruoli attivi. Va sottolineato a questo proposito che scompare la figura del/i “rappresentante/i” della Direzione.
Una novità interessante proposta in questo ambito è costituita dall’obbligo per l’Alta Direzione di sostenere i ruoli gestionali coinvolti a vario titolo nel funzionamento del SGA nell’affermare a loro volta, la loro “leadership” (§5.1, lettera i). Questo requisito tocca una carenza che si manifesta molto spesso, in particolare quando “responsabili ambientali” non sono percepiti come adeguatamente autorevoli nei rapp0orti con altre funzioni aziendali, tipicamente, ma non esclusivamente, la produzione, la manutenzione, gli acquisti, la progettazione, se non addirittura la Direzione stessa.
Rischi e opportunità
Anche in questo caso si tratta di una novità importante e comune a tutti i Sistemi di Gestione.
L’organizzazione dovrà determinare le minacce e le opportunità (§6.1.1) che devono essere affrontate e governate (in inglese addressed) per ottenere i risultati attesi, senza effetti indesiderati e conseguendo il miglioramento continuo. Non è richiesta l’applicazione della norma ISO 31000, ma potrà essere utile fare riferimento a principi e criteri da essa proposti. Una tipica opportunità può essere lo sviluppo di prodotti “verdi”. Una minaccia comune a molte organizzazioni può essere la difficoltà di supportare il progresso tecnologico richiesto dall’evoluzione delle normative comunitarie (es. Direttiva “Eco Design”). Spesso, minacce e opportunità sono facce della stessa medaglia. Dalla struttura del testo sembra emergere che la determinazione dei rischi è conseguenza dell’analisi del contesto e delle aspettative delle parti interessate.
L’organizzazione potrà considerare questi fattori, i rischi e le opportunità nella valutazione della significatività dei propri aspetti ambientali, in modo da assicurare che il proprio SGA sia correttamente stabilito, attuato e mantenuto. Rischi e opportunità devono invece essere considerati nella scelta degli obiettivi ambientali.
La prospettiva del “ciclo di vita”
L’organizzazione dovrà individuare e valutare gli aspetti ambientali dei propri prodotti/servizi considerando una “prospettiva di ciclo di vita”, ovvero considerando i possibili impatti ambientali di prodotti e/o servizi a partire dalle fasi del reperimento delle materie prime fino allo smaltimento/recupero finale. Pur non richiedendo l’esecuzione di una “Life Cycle Analysis” conforme alle norme di riferimento ISO 14040 e seguenti, la nuova ISO 14001 richiede una specifica analisi di questi aspetti e la loro traduzione in una progettazione orientata coerentemente alle politiche e agli obiettivi aziendali, in requisiti operativi inerenti all’approvvigionamento di beni e servizi e nella individuazione di eventuali informazioni da fornire ai clienti sull’uso e lo smaltimento di prodotti e servizi (§8.1).
Comunicazione
L’organizzazione è chiamata a definire un processo di comunicazione, sia per l’interno che verso l’esterno. In relazione alla comunicazione esterna, si sottolinea un nuovo requisito che prevede un obbligo di assicurare che le informazioni che escono verso l’esterno siano affidabili e corrette. Questo requisito tocca un punto delicato legato a operazioni di marketing e pubblicitarie che a volte hanno veicolato in passato messaggi incompleti o fuorvianti.
Il periodo di transizione dalla vecchia alla nuova ISO 14001:2015 ha durata di 3 anni.
Le regole sono definite nel documento dell’International Accreditation Forum (IAF) “Resolution 2014:11” del 17 Ottobre 2014 (www.iaf.nu sezione “Informative Documents”) e dalla circolare ACCREDIA n. 13/2015 “Transizione alla norma ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 delle certificazioni emesse sotto accreditamento Accredia”. e ribadite da IAF e ISO nel comunicato congiunto “ISO Communiqué on the publication and transition of ISO 9001:2015” del 1° ottobre 2015 (www.iaf.nu e www.iso.org).
Recependo le regole internazionali, la circolare ACCREDIA n. 13/2015 “Transizione alla norma ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 delle certificazioni emesse sotto accreditamento ACCREDIA” fornisce agli organismi accreditati le disposizioni per gestire la transizione delle certificazioni di sistema di gestione emesse nello schema SGA.
Per tutti i 3 anni successivi alla data di pubblicazione della norma, saranno valide sia le certificazioni emesse a fronte della ISO 14001:2004, sia le certificazioni emesse a fronte della ISO 14001:2015. Successivamente, i certificati emessi secondo la ISO 14001:2004 non saranno più validi. La data di scadenza delle certificazioni ISO 14001:2004 emesse anche dopo il 15 settembre 2015, avrà scadenza 14 settembre 2018.
Le certificazioni ISO 14001:2015 sotto accreditamento potranno essere emesse solo dopo che l’organizzazione abbia dimostrato la conformità del proprio sistema alla ISO 14001:2015 a un organismo di certificazione che sia stato accreditato per il rilascio delle certificazioni a fronte del nuovo standard.
Gli audit di transizione possono essere condotti dagli organismi di certificazione in occasione di un audit di sorveglianza pianificato, o di un audit di rinnovo, o di un audit speciale. Quando gli audit di transizione sono effettuati in concomitanza con un audit di sorveglianza pianificato o con un audit di rinnovo, è probabile che si renda necessario un aumento del tempo di audit.
La nuova norma introduce novità radicali, pur non aumentando o alterando i requisiti preesistenti. Vi è una nuova struttura e vi sono i nuovi concetti del “contesto” e del “rischio”, intrecciati in modo complesso con i requisiti per lo sviluppo del sistema di gestione. Inoltre si sono ulteriormente diradati requisiti riconducibili alle modalità con cui una organizzazione debba applicare i requisiti e documentarne l’attuazione e aumenta parallelamente la liberta di scelta dell’organizzazione e, di conseguenza, la sua responsabilità nel motivare le scelte adottate.
Ad esempio, in relazione ai requisiti sulla documentazione, viene riconosciuta all’organizzazione la responsabilità della scelta sulla predisposizione di procedure per assicurare l’efficacia dei processi, vengono ampliate le possibili modalità per documentare gli elementi del Sistema; è utilizzata la definizione di “informazione documentata” che può essere in qualsiasi formato e su qualsiasi mezzo. Inoltre l’entità delle informazioni documentate può variare tra una organizzazione e l’altra secondo le dimensioni, le competenze disponibili, la complessità.
Come conseguenza di tutto ciò potranno emergere difficoltà nell’approccio alle verifiche di conformità, sia interne che di terza parte. Ci si deve aspettare una maggiore attenzione alla qualità delle scelte delle organizzazioni e alle loro motivazioni in relazione all’efficacia dei processi e l’abbandono dell’uso di modalità applicative standard come riferimenti per la conformità.
Un colloquio con persone facenti parte dell’Alta Direzione diventa ora imprescindibile per la comprensione dell’impostazione del sistema e per la verifica dell’essenziale requisito sulla “leadership”. Ci dovremmo attendere quindi un ulteriore accrescimento delle competenze e dell’apertura mentale dei valutatori che saranno chiamati a entrare nel merito delle scelte strategiche e operative delle organizzazioni per poterle comprendere e valutare correttamente.
La norma ISO 14001:2015 amplia il panorama dei fattori da considerare nella gestione degli aspetti ambientali e invita le organizzazioni a collegare obiettivi e requisiti del sistema di gestione ambientale alle strategie dell’impresa e, viceversa, a considerare gli elementi che incidono sugli scopi aziendali e sul business nello sviluppo del sistema stesso. La norma si propone come strumento per indirizzare correttamente e vantaggiosamente i repentini cambiamenti del contesto che possono condizionare il successo imprenditoriale e il miglioramento delle prestazioni ambientali.
Gli imprenditori sono chiamati ad impostare i propri sistemi di gestione su un pensiero unitario e coerente, trasversale a tutte le scelte aziendali, con conseguenze organiche sulla gestione degli aspetti ambientali e delle opportunità collegate.
La norma vede le aziende come organismi resilienti, capaci di adeguare consapevolmente le scelte organizzative e di business ai mutamenti delle condizioni. Siamo quindi di fronte ad una opportunità importante per le organizzazioni che vorranno coglierla e ad una difficoltà forse insormontabile per coloro che hanno perseguito la certificazione solo come immagine.
L’applicazione della ISO 14001:2015 sarà una sfida per il sistema della certificazione e dell’accreditamento che sarà chiamato a sostenere il salto di qualità tramite una maggiore competenza ed una grande apertura mentale. Tutte le parti coinvolte saranno chiamate ad esercitare un forte senso di responsabilità.
Il contributo è pubblicato sulla newsletter ERVET “La diffusione degli strumenti volontari per la gestione della sostenibilità in Emilia – Romagna” – edizione 2015, pubblicata in allegato e sul sito www.ambiente.regione.emilia-romagna.it.