Gestire gli spazi di lavoro, gli immobili e i servizi correlati, per garantire il funzionamento e la fruizione ottimale delle strutture e degli spazi fisici da parte dei dipendenti, è un’esigenza sempre più sentita dalle organizzazioni, alla ricerca di strumenti e professionisti che siano anche in grado di perseguire il core business aziendale nel rispetto del budget.
In tempi di home working e smart working, co-working places e shared workplaces, in cui il lavoro sembra ambire a superare la dimensione fisica di uno spazio di lavoro dedicato e personale, la sfida dell’azienda contemporanea è il Facility Management, che oggi trova un nuovo strumento di efficienza nella certificazione accreditata secondo la norma internazionale UNI EN ISO 41001.
“Disciplina aziendale che coordina lo spazio fisico di lavoro con le risorse umane e l’attività propria dell’azienda, integrando i principi della gestione economica e finanziaria d’azienda, dell’architettura e delle scienze comportamentali e ingegneristiche”, così IFMA (International Facility Management Association) definisce il Facility Management. La disciplina nasce negli anni ’70 in USA, con l’obiettivo di contenere i costi di gestione dei patrimoni immobiliari e di mantenerne il valore, occupandosi di organizzare la manutenzione degli impianti e di pianificare le attività attinenti, dai servizi di pulizia alla ristorazione collettiva, alla manutenzione del verde. Ma è negli ultimi decenni che il settore della gestione immobiliare ha registrato un’importante crescita del volume di affari dei servizi esternalizzati.
Un mercato in espansione, alla ricerca di soluzioni per armonizzare le prassi e le tecnologie richieste dalla moderna gestione degli edifici, a cui ha risposto in primis la normativa tecnica volontaria, con la definizione di requisiti di conformità per le organizzazioni interessate a sfruttare i vantaggi di questa nuova disciplina.
I temi del Facility Management sono stati affrontati sia a livello nazionale, con la UNI 11447:2012 “Servizi di facility management urbano – Linee guida per l’impostazione e la programmazione degli appalti” e con la UNI 11136:2004 “Global service per la manutenzione dei patrimoni immobiliari – Linee guida”, sia a livello internazionale, con la pubblicazione della serie EN 15221 da parte del CEN, il Comitato Europeo di Normazione. Infine, con la definizione introdotta dalla norma ISO 41011:2017 “Facility Management”, recepita da UNI nel 2018, è emerso il fine prioritario dell’attività del Facility Management ovvero “migliorare la qualità della vita delle persone e la produttività del core business aziendale”.
La certificazione accreditata
Alla luce dell’esigenza fondamentale di gestire il rapporto tra l’ambiente costruito e il benessere delle persone che lo vivono, le organizzazioni possono oggi verificare la conformità del proprio sistema di gestione per il Facility Management ai requisiti dello standard UNI EN ISO 14001:2018 e ottenerne la certificazione da parte di un organismo accreditato. Uno strumento che consente di valutare la produttività non solo in termini di efficacia delle proprie attività primarie, ma anche di garanzia di spazi e immobili sempre adeguati alle necessità dei lavoratori, nel rispetto del budget.
Possono richiedere di certificare sotto accreditamento i servizi di Facility Management tutte le organizzazioni pubbliche e private, di qualsiasi tipo, dimensione, natura e posizione geografica, che vogliano sviluppare un sistema in grado di gestire efficacemente le facility a livello strategico, tattico e operativo.
La certificazione viene rilasciata dagli organismi accreditati secondo la norma UNI CEI EN ISO/IEC 17021 che attestano la conformità dell’organizzazione ai requisiti della UNI EN ISO 41001 e la sua capacità di sviluppare una efficiente gestione strategica, analitica e operativa delle strutture, relativamente a una vasta gamma di attività, dalle questioni ambientali a quelle finanziarie, dagli spazi di lavoro agli appalti, ai servizi di costruzione.
I vantaggi per le organizzazioni
Diversi i vantaggi della certificazione per le aziende che forniscono i servizi di Facility Management, in termini finanziari e di efficienza, ambientali e di sostenibilità.
In dettaglio, con un sistema di gestione efficace, l’organizzazione sarà in grado di incrementare:
Un miglioramento continuo, dunque, in ottica di soddisfazione del cliente che può contare sulla professionalità e la competenza del fornitore attestata dalla certificazione accreditata secondo la UNI EN ISO 41001.