Stiamo vivendo un momento estremamente complesso a causa del virus SARS-CoV-2, nome scientifico del noto Coronavirus. La pandemia è ormai estesa a tutto il mondo, escluso, per ora, l’Antartide; i vari Paesi cercano di reagire per far fronte all’incertezza degli scenari presenti e futuri, mentre l’impatto investe la quasi totalità delle attività produttive e dei servizi, oltre che gravare direttamente sulle vite umane.
Alla luce delle disposizioni governative, la nostra mobilità e talune libertà risultano fortemente limitate, sia a livello personale sia in ambito lavorativo. Sono entrati quindi nelle nostre vite termini quali lockdown, zona rossa, smart working, distanziamento sociale.
Ma come insegna la Storia, è proprio nei momenti di difficoltà che possono essere riscoperte risorse e opportunità inaspettate o inesplorate. Per affrontare e gestire questa situazione è quindi doveroso sforzarsi di essere propositivi, cercando di superare abitudini e consuetudini acquisite, adottando nuovi comportamenti e strumenti per aiutarci a convivere con questo stato immanente di incertezza, liberando creatività e capacità di adattamento.
Anche il mondo della valutazione della conformità si sta adeguando a questi nuovi paradigmi, con l’obiettivo di assicurare la continuità operativa dell’insieme sempre più articolato delle sue attività: certificazioni, ispezioni, verifiche, prove e tarature svolte dagli organismi e dai laboratori accreditati.
In tale prospettiva, uno dei principali strumenti di business continuity sui quali gli attori del sistema possono fare affidamento è la metodologia dell’audit “da remoto”, un’opportunità non così “nuova” nell’ambito della certificazione dei sistemi di gestione, essendo un’opzione introdotta sin dall’edizione del 2011 della ISO 19011 (Appendice B).
Per questa attività di valutazione della conformità (ma alcuni concetti possono essere ragionevolmente estesi anche ad altre attività) almeno altri due fattori ”abilitanti” rafforzano l’utilizzo dell’audit da remoto, oltre alla necessità contingente di far fronte all’emergenza:
I fattori descritti sono tra loro fortemente correlati per rendere efficace la metodologia. Infatti, se da un lato gli strumenti ICT offrono formidabili opportunità di gestire da remoto processi di audit usualmente condotti face to face, dall’altro, non si può prescindere dalla capacità individuale (l’auditor professionista) e organizzativa (Enti di accreditamento, organismi e laboratori accreditati, organizzazioni certificate) di analizzare il contesto di riferimento (entro il quale si svolge l’audit) e di gestire i rischi intrinsecamente correlati (si pensi, ad esempio, a questioni di natura legale, privacy, sicurezza informatica, ecc.).
Il tema dell’approccio basato sul rischio diviene quindi centrale nella prospettiva di un corretto, efficace ed efficiente utilizzo dell’opzione di audit da remoto: sfruttare al meglio gli strumenti ICT per mitigare l’impatto della crisi in atto, bilanciando le opportunità offerte dalla tecnologia con una consapevole e attenta analisi dei rischi, in coerenza con i fattori di contesto pertinenti e le esigenze e aspettative delle parti interessate coinvolte nel processo di audit.
Facile? Non proprio… ma in questo momento l’audit da remoto è un passaggio obbligato, mentre in futuro potrebbe rivelarsi un potente strumento a disposizione dei soggetti coinvolti: ad esempio divenire un’opzione praticabile non solo per rispondere a un’emergenza, ma anche per adottare logiche di sostenibilità, oppure diventare un elemento integrante delle prassi di business continuity, a partire dalla business impact analysis e dalla ricerca di strategie e soluzioni.
Tutto questo, però, a patto che si sia disposti a adottare nuovi approcci e mentalità, si sia capaci di convivere con l’incertezza, ci si apra a soluzioni creative, associando al rigore tipico delle attività di valutazione della conformità una necessaria spinta verso l’innovazione.
In ultima analisi, la modalità da remoto, anche a prescindere dal momento, si configura come un’opzione rilevante nel processo di miglioramento continuo e di cambiamento dell’attività di audit dei sistemi di gestione.
L’approfondimento “L’Audit a distanza. Considerazioni generali, modalità di gestione e spunti operativi” di Paolo Calveri (Ispettore Accredia) e Marco Cibien (Funzionario Tecnico – Direzione Normazione UNI) fornisce ulteriori considerazioni e dettagli pratici di questa prospettiva.