Se in un primo momento le visite da remoto sono state una pronta risposta all’emergenza sanitaria da Covid-19, nel 2021 il ricorso a questo strumento è diventata prassi consolidata, confermandosi come un nuovo modello di sviluppo delle attività di valutazione della conformità sia per Accredia sia per gli organismi accreditati.
Per l’Ente di accreditamento, nel 2021 si parla di circa 13mila giornate di verifica eseguite dal personale ispettivo dei tre Dipartimenti attraverso piattaforme e tool digitali. Con un ottimo apprezzamento sia da parte degli ispettori sia da parte degli organismi e dei laboratori, soprattutto per le cosiddette verifiche “miste”. Fino a un terzo delle attività a distanza, infatti, è stato svolto in modalità mista, con parte degli ispettori in collegamento e parte in presenza, mentre la metodologia totalmente digitale ha interessato fino alla metà delle verifiche condotte dagli ispettori in sede, in campo e in accompagnamento, nel caso della certificazione di organizzazioni e professionisti.
Ma quando possono essere usate le verifiche da remoto? E in quale modalità? Il Comitato di Indirizzo e Garanzia di Accredia ha redatto la “Politica Accredia per l’esecuzione delle verifiche da remoto”, un documento dettagliato e puntale in forma di linee guida operative, basato su esperienze, case studies e sui documenti internazionali di IAF (International Accreditation Forum), ILAC (International Laboratories Accreditation Cooperation) ed EA (European co-operation for Accreditation).
La “Politica” è un valido aiuto anche per gli organismi accreditati che devono valutare la fattibilità, e la conseguente gestione, degli audit da remoto nei confronti delle organizzazioni e dei professionisti certificati, con indicazioni chiare e puntuali.
Prima di tutto, è importante individuare le strumentazioni IT da utilizzare, più adeguate alla tipologia di verifica (la piattaforma di collegamento, per esempio) e stabilire se sono effettivamente accettabili e soddisfacenti. L’uso di screenshot della documentazione dell’organismo o laboratorio o dell’organizzazione certificata, all’interno dei rapporti di verifica, deve essere limitato. Le riprese video del personale devono essere consentite ed è necessario verificare se possono essere accettabili anche eventuali filmati. Per quanto riguarda i mistery audit, questi possono essere svolti anche esclusivamente da remoto, mentre per le verifiche senza preavviso, viene privilegiato lo svolgimento on site anche se è possibile prevedere anche quello da remoto.
Esistono però casi ben specifici in cui l’uso di questo tipo di verifiche è limitato, prediligendo al massimo la modalità mista. Tra questi vi è per esempio la fase di accreditamento iniziale o quella di sorveglianza, in cui almeno una delle visite deve essere effettuata in presenza o in modalità mista. In generale, l’organismo o laboratorio valutato può richiedere ad Accredia la sostituzione della verifica da remoto, pur essendo nelle condizioni di sostenerla, con una in presenza.
Non sono ammesse assolutamente le verifiche da remoto nei casi in cui non sia possibile garantire una connessione internet stabile; laddove il grado di informatizzazione e il sistema di gestione non consentano un’adeguata valutazione e ancora, in tutti gli ambiti di accreditamento in cui l’eventuale proprietario dello schema abbia definito specifiche limitazioni in tal senso.
Prima di effettuare la visita, Accredia potrà inoltre svolgere un’analisi di fattibilità per valutare la possibilità di effettuare le attività di verifica da remoto o in modalità mista.