Nuovi RG del Dipartimento Certificazione e Ispezione: come cambia l’accreditamento

Il 1° gennaio 2023 entrano in vigore le revisioni dei Regolamenti Generali per l’accreditamento. Qual è il loro impatto su certificazioni, ispezioni e verifiche svolte dagli organismi accreditati?  Questo il tema al centro del Convegno annuale del Dipartimento Certificazione e Ispezione che si è tenuto online lo scorso 16 settembre, con la partecipazione degli organismi e degli ispettori, delle imprese e dei professionisti dell’Infrastruttura per la Qualità.

Dopo i saluti di apertura del Direttore Generale di Accredia, Filippo Trifiletti, il Vice Direttore Emanuele Riva ha illustrato la natura e l’obiettivo delle revisioni. Lasciando invariata la struttura documentale (un RG-01 – Parte Generale, con requisiti trasversali a tutti gli schemi di accreditamento attivi, e 5 Regolamenti di schema: 01 per la certificazione dei sistemi di gestione; 02 per la certificazione delle persone; 03 per la certificazione di prodotto, servizio, processo; 04 per l’ispezione; 05 per la verifica e validazione), le modifiche rafforzano e promuovono tre principi cardine: la semplificazione, con una parte generale che contiene le prescrizioni comuni; l’armonizzazione, che permette di recepire i Regolamenti europei e internazionali di EA, IAF e ILAC; l’uniformità, nella revisione della terminologia in linea con il nuovo accreditamento delle verifiche e validazioni secondo la norma ISO/IEC 17029.

Le novità sono state illustrate punto per punto dai Funzionari Tecnici che hanno seguito i gruppi di lavoro tematici.

Organismi di certificazione, ispezione, verifica e validazione

Sara Vitali, Funzionaria Tecnica, ha esposto le modifiche apportate al documento “RG-01 rev.05 – Regolamento per l’accreditamento degli Organismi di Certificazione, Ispezione, Validazione e Verifica – Parte Generale“.

E’ stata aggiornata la terminologia normativa relativa all’attività di validazione (precedentemente convalida), alla certificazione di prodotto e alla certificazione delle persone. Sono stati integrati nuovi documenti del Dipartimento di recente emissione (CO-05-DC per l’uso del marchio IAF, DA-10 per lo scopo flessibile, D-11 per la richiesta di accreditamento ISO/IEC 17029, DA-13 per la richiesta di accreditamento nell’ambito dei prodotti da costruzione) e aggiornate alcune definizioni in linea con le norme UNI CEI EN ISO/IEC 17011:2018 e 17000:2020 (sede rilevante, mistery audit, gestione schemi proprietari e partecipazione di SO alle attività di valutazione, verifiche da remoto, siti virtuali). Inoltre, sono state precisate: le casistiche applicabili di blocco delle estensioni; le classificazioni di carenze relative a norme giuridiche/contrattuali riscontrabili durante le verifiche in accompagnamento. Infine è stata introdotta la cadenza temporale entro cui il Dipartimento deve trasmettere all’organismo l’esito della valutazione dell’analisi della causa radice, dei trattamenti e delle azioni correttive.

Per quanto riguarda il processo di accreditamento, le revisioni hanno introdotto un rafforzamento dell’obbligo contrattuale di trasmissione dei dati economici, pena una sanzione minore, e diverse modifiche anche sul piano operativo, quali, ad esempio, l’allineamento della fase di avvio dell’iter di accreditamento con l’attuale Tariffario (TA-00 rev. 09 § 2.1.) e la  possibilità per Accredia di effettuare attività di valutazione in tutti gli ambiti di accreditamento, anche presso la sede dei clienti/fornitori ai quali l’organismo subappalta attività di valutazione.

Sono state quindi introdotte precisazioni in merito alle verifiche senza preavviso e all’attività di sorveglianza programmata e non programmata da remoto, allineando i requisiti con la Politica Accredia per l’esecuzione delle Verifiche da remoto approvata dal Comitato d’Indirizzo e Garanzia il 23 novembre 2021.

Organismi di certificazione di sistemi di gestione

Maurizio Musolino, Funzionario Tecnico, ha presentato il nuovo “RG-01-01 rev.02 – Regolamento per l’accreditamento degli Organismi di Certificazione di Sistemi di Gestione”. L’obiettivo è stato snellire il documento, in modo da mantenere  solo gli eventuali requisiti aggiuntivi specifici dell’ambito della certificazione dei sistemi di gestione. E’ stato inoltre eliminato l’Allegato 1.

Le principali modifiche riguardano la fase di accreditamento:

• Eliminati i prerequisiti per presentare la domanda
• Inseriti i riferimenti al modulo DA-04 per l’ambito notificato
• Necessità di verificare in accompagnamento sia lo stage 1 che lo stage 2 solo per l’accreditamento iniziale degli schemi qualità, ambiente e sciurezza
• Ottenuto l’accreditamento in un determinato settore, l’organismo deve riemettere entro 1 anno i certificati precedentemente rilasciati in tale settore con il riferimento al marchio Accredia

Quanto alle modifiche in fase di sorveglianza, Accredia deve verificare le competenze dell’organismo per l’intero scopo di accreditamento nei 4 anni tra la verifica di sorveglianza e quella di rinnovo.

Organismi di certificazione di persone

Alessandra Zacchetti, Funzionaria Tecnica, ha esposto le principali modifiche al “RG-01-02 rev.02 – Regolamento per l’accreditamento degli Organismi di Certificazione di Persone”.

Le novità riguardano:

• Allineato il nome dello schema alla UNI CEI EN ISO/IEC 17024:2012 sulla “Certificazione di Persone”
• Aggiornate definizioni, quali, ad esempio, esaminatore, centro esame/organismo di valutazione, sede d’esame e struttura d’esame
• Inserito un paragrafo che contiene maggiori indicazioni relativamente ai Centri d’esame
• Aggiunta una specificazione sulla modalità di gestione degli accreditamenti rilasciati a fronte di documenti para-normativi europei o schemi proprietari
• Inserito il riferimento alla DA-04 che riguarda l’ambito notificato, in allineamento alla revisione del documento EA 2/17 M:2020

Con riferimento all’esame, sono stati specificati con maggiore dettaglio e precisione i requisiti di accesso, le prove di esame, i requisiti cogenti e gli argomenti la cui conoscenza è considerata imprescindibile, le modalità di validazione delle prove e un set di domande/campioni. Inoltre, il documento specifica che la prova d’esame deve essere corredata da una lista di riscontro di risposte attese, così da garantire una valutazione oggettiva e uniforme da parte degli esaminatori, e prevede la modalità di ammissione e gestione degli esami da remoto.

Organismi di certificazione di prodotto, servizio, processo

Angelo Del Giudice, Funzionario Tecnico, ha illustrato la revisione del “RG-01-03 rev.02 – Regolamento per l’accreditamento degli Organismi di Certificazione del Prodotto/Servizio/Processo”.

In particolare, il documento:

• prende ora in considerazione anche la certificazione di processo, in piena coerenza con la norma UNI CEI EN ISO/IEC 17065:2012
• elimina il requisito dei due certificati emessi da almeno 12 mesi prima dell’istanza di accreditamento previsto nella precedente versione
• stabilisce che in sede di esame documentale Accredia potrà tener conto di eventuali ulteriori valutazioni già condotte nell’anno di riferimento per lo stesso standard di accreditamento
• prevede che in alcuni casi (ad esempio schema End of Waste, Biocarburanti/Bioliquidi, Industria 4.0) la domanda di estensione possa essere valutata solo su base documentale
• stabilisce la validità dei certificati fino alla loro naturale scadenza o alla prima sorveglianza, salvo diversa indicazione

Sono state introdotte indicazioni relativamente alle prescrizioni e alle competenze del personale, che deve, solo per citare qualche requisito, avere la necessaria competenza/esperienza e adeguata conoscenza dei prodotti valutati, conoscenze relativamente alle prove effettuate, all’analisi dei relativi risultati, alle tecniche di campionamento, validità e validazione dei metodi di prova, gestione delle incertezze associate ai risultati.

Organismi di ispezione

Pietro Vitaliano, Funzionario Tecnico, ha esposto gli aggiornamenti normativi e procedurali apportati al “RG-01-04 rev.02 – Regolamento per l’accreditamento degli Organismi di Ispezione”.

Sono stati introdotti il richiamo alla linea Guida ILAC G28 in revisione corrente e la conseguente nuova definizione dello scopo di ispezione. Sono state apportate modifiche al processo di accreditamento; è stato inserito il richiamo alle Raccomandazioni espresse dal Comitato di Indirizzo e Garanzia ed è stata prevista la firma del rapporto di ispezione finale.

In particolare, riguardo al Processo di accreditamento, si segnalano le novità:

• eliminato il vincolo dei 12 mesi di attività e i tre rapporti di ispezione necessari per presentare la domanda di accreditamento.
• introdotta la possibilità di simulare l’attività ispettiva come pratica da analizzare in sede di verifica iniziale
• stabilito che l’organismo propone uno scopo di accreditamento ma l’ufficio tecnico Accredia lo riesamina.

Relativamente alle prescrizioni riguardanti gli organismi di ispezione, tra le modifiche introdotte, si stabilisce che per gli ambiti cogenti/regolamentati per cui la stipula della polizza assicurativa è prevista da normative/leggi, è obbligatorio fare riferimento ai requisiti da questi definiti.

Quanto ai requisiti di indipendenza, imparzialità e integrità, gli organismi dovrebbero definire indicatori di rischio da monitorare/verificare periodicamente, al fine di accertare che il livello di rischio venga annullato o minimizzato. Utili a tal fine sono le Raccomandazioni espresse dal Comitato di Indirizzo e Garanzia che definiscono criteri omogenei per la verifica di alcuni requisiti della norma UNI CEI EN ISO/IEC 17020 in sede di valutazione e sorveglianza degli organismi accreditati. Il documento non introduce nuovi requisiti ma li analizza con esempi concreti.

Con riferimento ai rapporti di ispezione finali, la norma prevede che siano firmati da parte del personale autorizzato, mentre decade l’obbligo che il rapporto di ispezione finale sia firmato dal Responsabile Tecnico. Chi firma i rapporti deve essere autorizzato alla firma dalla direzione dell’organismo di ispezione edeve dare evidenza del completamento dell’attività ispettiva.

Organismi di verifica e validazione

Carla Sanz, Funzionaria Tecnica, ha esposto gli aggiornamenti normativi e procedurali apportati al “RG-01-05 rev.01 – Regolamento per l’accreditamento degli Organismi di Verifica e Validazione”.

La principale novità riguarda l’accreditamento per lo schema di verifica e validazione delle informazioni ambientali, secondo la norma UNI CEI EN ISO/IEC 17029:2020, sul quale è in fase di elaborazione una Circolare di Accredia:

• relativamente alle nuove domande di accreditamento, dopo il 31 maggio 2023 Accredia non accetterà alcuna nuova domanda di accreditamento che faccia riferimento alle norme ISO 14065:2013 (GHG) e ISO 17065 (EPD)
• per quanto riguarda gli organismi già accreditati, l’organismo di verifica e validazione deve sviluppare un piano di transizione per il passaggio alla nuova ISO/IEC 17029 e ISO 14065:2020, che dovrà essere inviato ad Accredia entro il 31 maggio 2023.

Le principali modifiche del documento riguardano:

• regolamento suddiviso in due parti: la parte principale relativa alla ISO/IEC 17029 (norma di livello 3) e un allegato specifico per la norma ISO 14065 che sarà successivamente ritirato quando si concluderà il transitorio e la norma ISO 14065 diverrà norma di livello 4
• adeguata la terminologia normativa: il termine convalida è stato sostituito con validazione
• possibilità di verifica in accompagnamento per alcuni casi specifici (ad esempio EU ETS), successivamente alla concessione dell’accreditamento/estensione.