Accelerato anche dalle esigenze emerse nel corso della recente pandemia di COVID-19, l’audit da remoto rappresenta una moderna metodologia di verifica ispettiva e di valutazione dei processi aziendali, che sfrutta tecnologie digitali per condurre le attività senza la presenza fisica degli auditor in sede.
Attraverso strumenti e tecnologie digitali come videoconferenze, piattaforme per la condivisione di documenti e software dedicati, è possibile realizzare audit in modo efficace, superando barriere geografiche e limitazioni fisiche.
Pur non sostituendo completamente gli audit tradizionali, questa modalità ne rappresenta una preziosa integrazione, offrendo vantaggi significativi, tra cui la riduzione dei costi di trasferta e una maggiore flessibilità operativa.
Tuttavia, comporta anche nuove sfide, come la sicurezza dei dati e l’affidabilità delle informazioni raccolte a distanza.
Una soluzione per contesti aziendali digitalizzati
The International Organization for Standardization (ISO) e The International Electrotechnical Commission (IEC) hanno pubblicato la specifica tecnica ISO/IEC TS 17012:2024 “Conformity assessment – Guidelines for the use of remote auditing methods in auditing management systems”.
La norma si propone di rispondere alla crescente necessità di soluzioni strutturate per l’audit da remoto, consolidando la sua applicabilità a lungo termine in contesti aziendali sempre più digitalizzati.
Invece di effettuare visite in sede, gli auditor possono così utilizzare strumenti digitali e tecnologie di comunicazione a distanza per condurre le verifiche. Il documento è applicabile a tutte le organizzazioni che conducono audit interni o esterni – di prima parte, di seconda parte e di terza parte – dei sistemi di gestione.
Il suo scopo è quello di fornire una guida per implementare efficacemente i metodi di auditing a distanza, sostenendo al contempo i principi generali dell’auditing delineati nella norma ISO 19011:2018, recepita in Italia come UNI EN ISO 19011:2018 “Linee guida per audit di sistemi di gestione”.
Gli obiettivi delle linee guida
L’obiettivo primario dell’ISO/IEC TS 17012 è quello di aumentare la fiducia nell’uso dei metodi di audit da remoto in una vasta gamma di stakeholder come Enti di accreditamento e organismi di certificazione, regolatori, scheme owner, professionisti del settore, dipendenti, consumatori, fornitori e altre parti interessate. Metodi che non sostituiscono ma si integrano con gli audit in presenza, offrendo una complementarità che potenzia la conduzione efficiente ed efficace degli audit.
La ISO/IEC TS esplora le condizioni specifiche, le possibilità e i limiti dell’audit da remoto, garantendo che le organizzazioni possano prendere decisioni informate quando incorporano questi metodi nei loro processi di audit. Le linee guida fornite aiutano a stabilire un approccio strutturato a questa metodologia affrontando le sfide potenziali e sfruttando i vantaggi della tecnologia per mantenere l’integrità e l’affidabilità dei risultati.
Sviluppi futuri
La lavorazione dell’ISO/IEC TS 17012 ha richiesto una ampia collaborazione e rigorosi processi di revisione che hanno coinvolto anche i rappresentanti di The International Accreditation Forum (IAF), provenienti da diversi organismi di accreditamento e da associazioni di organismi di valutazione della conformità, che hanno fornito preziosi contributi e competenze al gruppo di lavoro e portato a termine questo documento cruciale per la modernizzazione delle pratiche di audit.
Man mano che le organizzazioni continueranno a evolvere nelle tecniche di audit sui sistemi di gestione, questo documento si costituirà come risorsa fondamentale per promuovere sempre maggiore fiducia nei metodi da remoto. Anche perché la pubblicazione dell’ISO/IEC TS 17012 non solo risponde alle esigenze attuali, ma apre la strada a futuri sviluppi nel campo dell’audit, con la revisione dell’ISO 19011 attualmente in corso.